Goed bestuur

Inleiding Goed Bestuur

Transparantie, democratie en een degelijke interne controle; dat zijn de drie basisprincipes van goed bestuur waartoe de Vlaamse regering de sportsector wil engageren. Voor de hand liggende principes, die daarom niet altijd even makkelijk om te zetten zijn in de praktijk. Daarom is er nu de nieuwe Code goed bestuur in Vlaamse sportfederaties met een uitgebreid arsenaal aan concrete en praktische regels en tips.

Het besluit kadert in het nieuwe federatiedecreet voor de sportsector dat ingaat vanaf 1 januari 2017 en de erkenning en subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties regelt.
HIERONDER DE PERMANENTE RAPPORTERING OVER HOE DE VGPF OMGAAT MET GOED BESTUUR:

HARDE INDICATOREN

TRANSPARANTIE

1.1 Statuten, Interne reglementen, Organigram en Sportregels                                                                                                                            Publiceert de organisatie de meest recente versies van statuten, interne reglementen, organigram, sportregels op haar website?

Zijn deze documenten voor iedereen toegankelijk en terug te vinden via (doorklikken op) de homepagina?

    • ja, statuten via Startpagina/Goed bestuur
    • ja, Interne reglementen via Startpagina/Goed bestuur
    • ja, organigram via Startpagina/over ons/organogram
    • ja, sportieve reglementen Startpagina/Goed bestuur

1.2 Beleidsplan                                                                                                                                                                                                                                     Publiceert de organisatie het gehanteerde beleidsplan op haar website?

    • Beleidsplan 2021- 2024  Luik 1 (versie 31-08-2021) en Luik 2  (versie 31-08-2021) 

Is dat document voor iedereen toegankelijk en terug te vinden via doorklikken op- de homepagina?

    • ja, via Startpagina/Goed bestuur

1.3 Jaarverslag (JV)                                                                                                                                                                                                                                 Publiceert de organisatie het meest recente jaarverslag?

Publiceert de organisatie de jaarverslagen van de voorgaande jaren?

    • vanaf verslag 2020, ikv erkenning als gesubsidieerde federatie vanaf 01/01/2021

Zijn deze documenten voor iedereen toegankelijk en terug te vinden via (doorklikken op) de homepagina?

    • ja, via Startpagina/Goed bestuur

 

1.4 Raad van Bestuur (RVB) / notulen en verslagen                                                                                                                                                                 Publiceert de organisatie een publieke versie van de notulen van de raad van bestuur op haar website? Om reden van privacy of discretie kan volledige transparantie soms niet aangewezen zijn.

Geven de notulen een samenvatting van de besprekingen en (motivering van) de beslissingen?

    • Ja

Wordt een publieke versie van de notulen van alle vergaderingen van de raad van bestuur van de afgelopen 12 maanden gepubliceerd?

    • Ja, onder 1.4 Raad van Bestuur (RVB) / notulen en verslagen

1.5 Algemene vergadering (AV) notulen en verslagen                                                                                                                                                                Publiceert de organisatie de notulen en resultaten van de stemmingen van de algemene vergadering op haar website?

Geven de notulen een samenvatting van de besprekingen en de resultaten van de stemmingen weer?

    • Ja

Publiceert de organisatie de notulen van de algemene vergadering die de afgelopen vier jaar plaatsvonden?

    • vanaf 2021 ikv de erkenning als gesubsidieerde federatie vanaf 01/01/2021

1.6 Raad van Bestuur (RVB)                                                                                                                                                                                                  Vermeldt de website van de organisatie de actuele samenstelling van de raad van bestuur?

Wordt voor elke lid van de raad van bestuur de start- en einddatum van het mandaat vermeld?

    • Ja, zie ‘wie is wie/bestuursorgaan’.

Wordt het aantal en de duurtijd van de voorgaande mandaten vermeldt (indien van toepassing)?

    • Nee, nieuwe mandaten ikv subsidiëring vanaf 2021.

1.7 Rapporteert de organisatie in het jaarverslag op geanonimiseerde of geaggregeerde wijze over de bestuursvergoeding van de leden van de raad van bestuur en de voordelen in natura?

1.8 Rapporteert de organisatie in het jaarverslag op geanonimiseerde wijze over de verklaringen van belangenconflicten en de goedgekeurde besluiten waarbij sprake is van belangenconflicten?

1.9 Code Goed Bestuur                                                                                                                                                                                                                         Werd in het laatst verschenen jaarverslag gerapporteerd over de wijze waarop de federatie is omgegaan met de code goed bestuur in Vlaamse sportfederaties op basis van de harde en zachte indicatoren?

Licht de organisatie de gevallen waar wordt gekozen om af te wijken van de code beargumenteerd toe, volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe?

    • Nee, vanaf jaarverslag 2021

Geeft de organisatie in het jaarverslag aan welke bestuurswijzigingen in de afgelopen 12 maanden zijn doorgevoerd en welke wijzigingen worden gepland?

    • Nee, vanaf jaarverslag 2021

DEMOCRATIE

2.1 Profielen Raad van Bestuur

Bestaat er een document waarin per bestuursfunctie de bestuurstaken, verantwoordelijkheden, gevraagde achtergrond en gevraagde competenties van de bestuurder zijn beschreven?

Worden deze profielen gemotiveerd op basis van de in het document beschreven rol van het bestuur en de visie, missie en strategische doelen van de organisatie?

Zijn deze bestuursprofielen goedgekeurd door de AV? 

Bestaat er een document dat bepaalt dat de raad van bestuur de reële en de gewenste profielen periodiek en bij het ontstaan van elke vacature evalueert? Kan de organisatie aantonen dat die evaluatie conform deze verplichting heeft plaatsgevonden?

2.2 Procedures Raad van Bestuur

Beschikt de organisatie over een document waarin de procedure voor het opstellen van de agenda voor elke vergadering, het verloop van de vergadering en de goedkeuring van besluiten is vastgelegd?

Wordt de toezichthoudende rol van de voorzitter op deze procedures vastgelegd in een document?

  • Nee

2.3 Beschikt de organisatie over een document waarin zowel voor de raad van bestuur als voor de algemene vergadering een quorum is vastgelegd?

  • Nee, geen aanwezigheidsquorum voor AV.
  • Ja, voor quorum RVB zie statuten artikel 29

2.4 Maximale zittingsperiode bestuurders

Wordt in de statuten van de organisatie vastgelegd dat er voor bestuursfuncties een maximale aaneengesloten zittingsperiode geldt?

  • Nee

Wordt in de statuten van de organisatie vastgelegd dat er voor bestuursfuncties een maximale aaneengesloten zittingsperiode van 12 jaar geldt?

  • Nee

2.5 Heeft de organisatie een rooster van aan- en aftreden voor alle bestuursfuncties waarin is vastgelegd dat telkens slechts een deel van de leden vervangen wordt?

  • Nee

2.6 Vergaderde de RVB minstens 5x de voorbije 12 maanden?

  • Ja, zie 1.4 Raad van Bestuur (RVB) / notulen en verslagen

2.7 Introductie nieuwe leden Raad van Bestuur

Beschikt de organisatie over een document waarin een gestandaardiseerde introductieprocedure voor nieuwe bestuurders is vastgelegd?

Voorziet deze procedure in een individueel gesprek met de voorzitter van de raad van bestuur?

Ontvangt elk nieuw lid van de raad van bestuur een benoemingsbrief waarin wordt beschreven op basis van welk profiel zij/hij werd aangezocht?

Ontvangt elk nieuw lid een exemplaar van de statuten en het intern reglement van de organisatie, alsook het meerjarenbeleidsplan?

2.8 Vertegenwoordigt de Algemene Vergadering rechtstreeks of via getrapte vertegenwoordiging alle leden van de federatie?

2.9 Wordt in de statuten van de organisatie vastgelegd dat binnen de grenzen van de organisatie geen zelfstandige of autonomen entiteiten kunnen bestaan met eigen beleid dat afwijkt van het door de algemene vergadering en de raad van bestuur vastgestelde beleid.

  • Nee

 

INTERNE VERANTWOORDELIJKHEID

3.1 Bevoegdheden

Beschikt de organisatie over een actueel document waarin de afbakening van taken en bevoegdheden tussen de raad van bestuur, de algemene vergadering, de directie en (indien relevant) de comités beschreven is?

  • Ja, zie Intern Reglement– punt 3.6 bevoegdheden AV; punt 4.6 bevoegdheden Bestuursorgaan.

Worden de functie van voorzitter van de raad van bestuur en die van directeur in de praktijk niet gecumuleerd?

  • Nee

3.2 Cumulatie van functies

Worden de functie van voorzitter van de raad van bestuur en die van directeur in de praktijk niet gecumuleerd?

  • Nee

Verbieden de statuten van de organisatie de cumulatie van de functies van voorzitter van de raad van bestuur en die van directeur?

  • Nee

3.3 Bepalen de statuten van de organisatie welke onverenigbaarheden er zijn met lidmaatschap van de Raad van Bestuur?

  • Nee, wel opgenomen in het IR punt 4.5

3.4 Intern (huishoudelijk) Reglement

Beschikt de organisatie over een document waarin is vastgelegd wat de taken, verantwoordlijkheden, bevoegdheden en de relatie met het bestuur zijn van de directeur of van de persoon die de dagelijkse leiding heeft in de organisatie?

  • Nee,

Indien er meerdere personen een directiefunctie bekleden, maakt het document dan duidelijk hoe de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de directieleden onderling verdeeld zijn? ?

  • Nee

Wordt inzake het afsluiten van contracten met externe partijen een duidelijke (financiële) grens gedefinieerd die bepaalt of de directie dan wel de raad van bestuur bevoegd is?

3.5 Functioneringsgesprekken

Vond de voorbije 12 maanden een functioneringsgesprek plaats tussen een lid van de raad van bestuur en de directeur of de persoon die de dagelijkse leiding heeft in de organisatie? Beschikt de organisatie over een verslag hiervan?

  •  Ja, functioneringsgesprekken met het personeel op 16-12-2021.

Werd het verslag van het functioneringsgesprek goedgekeurd door de raad van bestuur?

  •  Verslag wordt goedgekeurd op eerst volgende raad van bestuur volgend op 16-12-2021.

3.6 Meerjarenbeleid

Heeft de organisatie een meerjarenbeleidsplan waarin de visie, de missie en de strategie van de organisatie zijn beschreven dat werd goedgekeurd door de algemene vergadering?

Heeft de organisatie voor het komende (boek)jaar een door de algemene vergadering goedgekeurd jaarplan dat is afgeleid van het meerjarenplan?

Heeft de organisatie voor het komende (boek)jaar een door de algemene vergadering goedgekeurde jaarbegroting die is afgeleid van de meerjarenbegroting?  

 

3.7 Onafhankelijk financieel comité of auditcomité

Heeft de algemene vergadering minstens één onafhankelijk en deskundig persoon aangesteld die toezicht houdt op het financiële beleid en de financiële informatieverstrekking van de organisatie.

Beschikt de organisatie over een document waarin de werking, taken en samenstelling (minstens één onafhankelijk persoon) van het financieel of auditcomité zijn vastgelegd?

  •  Nee, wordt opgenomen in het IR

Heeft het financieel of auditcomité de meest recente jaarrekening goedgekeurd en hierover verslag uitgebracht aan de algemene vergadering?

  • Nee, auditcomité werd pas benoemd 18-03-2021. Zullen de jaarrekening evalueren voor volgende AV.

3.8 Beschikt de organisatie over een verslag van een zelfevaluatie door de raad van bestuur die de voorbije 12 maanden werd uitgevoerd?

3.9 Gedragscode

Beschikt de organisatie over een gedragscode die van toepassing is op bestuurders, directie en personeel?

Bevat deze code minstens volgende elementen: de verplichting om integer te handelen, een onkostenregeling, een geschenkenregeling en regeling inzake belangenvermenging?

Werd de code ondertekend door alle leden van de raad van bestuur, de directieleden en personeelsleden?

Heeft de raad van bestuur de voorbije 12 maanden stappen ondernomen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de inhoud van de code en ze begrijpen? Werd de algemene vergadering in kennis gesteld van de code?

3.10 Belangenconflicten

Beschikt de organisatie over een document waarin procedures inzake belangenconflicten zijn vastgelegd?

Waarborgen deze procedures dat gepercipieerde of daadwerkelijke belangenconflicten worden gemeld (belangenconflicten worden gemeld in de notulen van de raad van bestuur en bijgehouden in een register) en dat commerciële transacties met een derde partij waarmee een bestuurslid een (in)directe familiale en/of commerciële relatie heeft voorafgaand ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering of een door de algemeen vergadering gemandateerd orgaan.

3.11 Werkplan en vergaderschema

Beschikt de organisatie over een geldend document waarin het werkplan en bijpassend vergaderschema voor een periode van 12 maanden is vastgelegd?

  • Ja, vastgelegd RvB 08/12/2021

Voorziet dit vergaderschema minstens de volgende activiteiten:

  • Vastleggen van de begroting
  • De jaarrekening
  • Het beleidsplan
  • Het jaarverslag
  • De jaarlijkse zelfevaluatie
  • De evaluatie van de directie
  • De bespreken en evaluatie van de governance van de organisatie
  • Het voorbereiden van de algemene jaarvergadering?
  • Ja, zie omschrijving vergaderkalender opgenomen in verslag RvB 08/12/2021 waarbij volgende thema’s worden vast in de
    vergaderkalender voorzien:
  •        
    Vergadering van januari:

    o  
    Voorbereiding van de algemene
    jaarvergadering:

    o  
    Jaarverslag vorig werkingsjaar,

    o  
    Afwerken van de jaarrekening van
    het voorbije jaar

    o  
    De begroting voor het komende
    jaar,

    o  
    Beleidsplan

    o  
    Actieplan huidig werkingsjaar

           
    Vergadering van maart:

    o  
    Indien voor AV: voorbereiding AV;

    o  
    Voortgang beleidsdomeinen:

    o  
    Clubwerking,

    o  
    Administratieve en logistieke
    ondersteuning,

    o  
    Personeel.

           
    Vergadering van juni:

    o  
    Beleidsplan ter voorbereiding
    volgend werkingsjaar:

    o  
    Jaaractieplan huidig werkingsjaar,

    o  
    Voortgang beleidsdomeinen,

    o  
    Bepalen datum AV in kader van
    opmaak wedstrijdkalender.

           
    Vergadering van augustus:

    o  
    Vastleggen data vergaderingen volgende
    werkingsjaar,

    o  
    Definitief in te dienen
    documenten:

    o  
    Beleidsplan;

    o  
    Jaaractieplan volgend
    werkingsjaar,

    o  
    Begroting volgend werkingsjaar,

    o  
    Meerjaren begroting resterende
    beleidsperiode.

           
    Vergadering van november:

    o  
    Jaarlijkse zelfevaluatie van de
    werking van de Raad van Bestuur,

    o  
    Evaluatie van de
    directeur/Personeel,

    o  
    Evaluatie van de
    bestuurdersprofielen,

    o  
    Evaluatie van de principes en
    werking van goed bestuur binnen VSK,

    o  
    Voorgang beleidsdomeinen:

    o  
    Kaderopleiding,

    o  
    Sportpromotie

    o  
    Gezond en ethisch sporten.