Inleiding Goed Bestuur
Transparantie, democratie en een degelijke interne controle; dat zijn de drie basisprincipes van goed bestuur waartoe de Vlaamse regering de sportsector wil engageren. Voor de hand liggende principes, die daarom niet altijd even makkelijk om te zetten zijn in de praktijk. Daarom is er nu de nieuwe Code goed bestuur in Vlaamse sportfederaties met een uitgebreid arsenaal aan concrete en praktische regels en tips.
Het besluit kadert in het nieuwe federatiedecreet voor de sportsector dat ingaat vanaf 1 januari 2017 en de erkenning en subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties regelt.
HIERONDER DE PERMANENTE RAPPORTERING OVER HOE DE VGPF OMGAAT MET GOED BESTUUR:
HARDE INDICATOREN
TRANSPARANTIE
De Statuten, Interne reglementen, Organigram en Sportregels
- De Statuten
- Het Intern reglement_20220420
- Voorstel aanpassing Intern Reglement
- Het organigram
- Bijlages IR:
Algemene vergadering (AV) notulen en verslagen
Publicatie van de notulen en resultaten van de stemmingen van de algemene vergadering. Deze geven een samenvatting van de besprekingen en de resultaten van de stemmingen.
Beleidsplan
Jaarverslag
- Jaarverslag 2020
- Jaarverslag 2021
- Jaarverslag 2022
Het Bestuursorgaan (BO)
De actuele samenstelling van het BO, met de start- en einddatum van de mandaten vermeld, en aantal en duurtijd van de voorgaande mandaten: zie Over ons.
Een geanonimiseerde of geaggregeerde rapportering over de bestuursvergoeding van de leden van het bestuursorgaan en de voordelen in natura?
- Verslag Algemene jaarvergadering van 28/03/2021 onder punt 5
- Jaarverslag 2022
Een geanonimiseerd verslag over de verklaringen van belangenconflicten en de goedgekeurde besluiten waarbij sprake is van belangenconflicten?
- Verslag Algemene jaarvergadering van 28/03/2021 onder punt 5
- Jaarverslag 2022
Het Bestuursorgaan (BO) / notulen en verslagen
Publicatie van de notulen van het bestuursorgaan. Om reden van privacy of discretie kan volledige transparantie soms niet aangewezen zijn. Deze geven een samenvatting van de besprekingen en (motivering van) de beslissingen.
Code Goed Bestuur
Rapportering over de wijze waarop de federatie is omgegaan met de code goed bestuur in Vlaamse sportfederaties op basis van de harde en zachte indicatoren. De organisatie licht de gevallen waar wordt gekozen om af te wijken van de code beargumenteerd toe. Met bestuurswijzigingen in de afgelopen 12 maanden.
- Het verslag Algemene jaarvergadering van 28/03/2021 onder punt 5 alsook Presentatie Algemene jaarvergadering van 28/03/2021
- Jaarverslag 2022
DEMOCRATIE
Profielen Raad van Bestuur
Per bestuursfunctie staan de bestuurstaken, verantwoordelijkheden, gevraagde achtergrond en gevraagde competenties van de bestuurder beschreven. Deze profielen zijn gemotiveerd op basis van de in het document beschreven rol van het bestuur en de visie, missie en strategische doelen van de organisatie.
- In het Intern Reglement – VGPF punt 4.7 pg 23-27
- Goedkeuring op AV 28/03/2021 – p5 <
Een periodieke evaluatie en een evaluatie bij het ontstaan van elke vacature van de reële en de gewenste bestuurdersprofielen door het bestuursorgaan conform de verplichtingen.
Procedures Raad van Bestuur
Het procedure voor het vastleggen van de agenda voor elke vergadering, het verloop van de vergadering en de goedkeuring van besluiten. De toezichthoudende rol van de voorzitter is vastgelegd.
- Intern Reglement – punt 4.8 en 4.12
Het quorum voor de Algemene Vergadering en het Bestuursorgaan.
- Geen aanwezigheidsquorum voor AV.
- Quorum BO zie statuten artikel 29.
Maximale zittingsperiode bestuurders
In de statuten van de organisatie is geen maximale aaneengesloten zittingsperiode vastgelegd voor bestuursfuncties.
Het benoemingsrooster van de VGPF volgt de Olympiades.
Introductieprocedure nieuwe leden Bestuursorgaan
Met inbegrip van een individueel gesprek met de voorzitter, ontvangst van een benoemingsbrief, waarin wordt beschreven op basis van welk profiel zij/hij werd aangezocht. Elk nieuw lid krijgt een exemplaar van de statuten en het intern reglement van de organisatie, alsook het meerjarenbeleidsplan.
- Intern Reglement – punt 4.15
- Bijlage 6 IR en Bestuursvergadering 31/01/2021 – punt 2 en Bestuursvergadering 19/10/2021 – punt 7
De Algemene Vergadering vertegenwoordigt rechtstreeks of via getrapte vertegenwoordiging alle leden van de federatie.
- Statuten – artikel 18
INTERNE VERANTWOORDELIJKHEID
Bevoegdheden
In het Intern Reglement staat de afbakening van taken en bevoegdheden tussen de raad van bestuur, de algemene vergadering, de directie en (indien relevant) de comités beschreven.
- Intern Reglement– punt 3.6 bevoegdheden AV; punt 4.6 bevoegdheden Bestuursorgaan.
De functie van voorzitter van het Bestuursorgaan en die van directeur worden in de praktijk niet gecumuleerd.
In het Intern Reglement staat welke onverenigbaarheden er zijn met lidmaatschap van het Bestuursorgaan.
- Intern Reglement punt 4.5
Intern Reglement
De taken, verantwoordlijkheden, bevoegdheden en de relatie met het bestuur van de directeur of van de persoon die de dagelijkse leiding heeft in de organisatie zijn niet vastgelegd.
Er is een duidelijke (financiële) grens gedefinieerd die bepaalt of de directie dan wel het Bestuursorgaan bevoegd is inzake het afsluiten van contracten met externe partijen.
- Statuten Artikel 37
Functioneringsgesprekken
Er vond de voorbije 12 maanden een functioneringsgesprek plaats tussen een lid van het Bestuursorgaan en de directeur of de persoon die de dagelijkse leiding heeft in de organisatie. De organisatie beschikt hier een verslag van.
Het verslag van het functioneringsgesprek wordt goedgekeurd op het volgende Bestuursorgaan.
Meerjarenbeleid
Het meerjarenbeleidsplan waarin de visie, de missie en de strategie van de organisatie zijn beschreven dat werd goedgekeurd door de algemene vergadering staat hierboven beschreven. De goedkeuring van het jaarplan en jaarbegroting, door de AV:
- Verslag 28/03/2021 punt 7 en zie jaarplan 2021
Onafhankelijk financieel comité of auditcomité
De AV heeft minstens één onafhankelijk en deskundig persoon aangesteld die toezicht houdt op het financiële beleid en de financiële informatieverstrekking van de organisatie. De werking, taken en samenstelling van het financieel of auditcomité zijn vastgelegd in het Intern Reglement.
- Verslag 28/03/2021 punt 6
De goedkeuring van de meest recente jaarrekening en het verslag door het financieel of auditcomité op de AV vanaf 2022.
Het verslag van de zelfevaluatie door het Bestuursorgaan die de voorbije 12 maanden werd uitgevoerd.
Gedragscode
De gedragscode die van toepassing is op bestuurders, directie en personeel. Deze code bevat volgende elementen: de verplichting om integer te handelen, een onkostenregeling, een geschenkenregeling en regeling inzake belangenvermenging. Deze code werd door alle leden van het Bestuursorgaan, de directieleden en personeelsleden ondertekend.
- Intern Reglement– punt 9.4.4
- Bijlage 4 IR Gedragscodes
- Bijlage 5 IR Model Register Belangenvermenging
- Ondertekening op Bestuursvergadering 19/10/2021
Het bestuursorgaan heeft stappen ondernomen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de inhoud van de code en ze begrijpen.
Belangenconflicten
De procedures inzake belangenconflicten zijn vastgelegd in het Intern Reglement – punt 4.14 pg 30-31. Deze procedures waarborgen dat gepercipieerde of daadwerkelijke belangenconflicten worden gemeld (belangenconflicten worden gemeld in de notulen van het Bestuursorgaan en bijgehouden in een register) en dat commerciële transacties met een derde partij waarmee een bestuurslid een (in)directe familiale en/of commerciële relatie heeft voorafgaand ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering of een door de algemeen vergadering gemandateerd orgaan.
- Intern Reglement – punt 4.14 pg 30-31 en Bijlage 5 IR Model Register Belangenvermenging
Werkplan en vergaderschema
- Vergadering van januari:
o Voorbereiding van de algemene jaarvergadering:
o Jaarverslag vorig werkingsjaar,
o Afwerken van de jaarrekening van het voorbije jaar
o De begroting voor het komende jaar,
o Beleidsplan
o Actieplan huidig werkingsjaar
- Vergadering van maart:
o Indien voor AV: voorbereiding AV;
o Voortgang beleidsdomeinen:
o Clubwerking,
o Administratieve en logistieke ondersteuning,
o Personeel.
- Vergadering van juni:
o Beleidsplan ter voorbereiding volgend werkingsjaar:
o Jaaractieplan huidig werkingsjaar,
o Voortgang beleidsdomeinen,
o Bepalen datum AV in kader van opmaak wedstrijdkalender.
- Vergadering van augustus:
o Vastleggen data vergaderingen volgende werkingsjaar,
o Definitief in te dienen documenten:
o Beleidsplan;
o Jaaractieplan volgend werkingsjaar,
o Begroting volgend werkingsjaar,
o Meerjaren begroting resterende beleidsperiode.
- Vergadering van november:
o Jaarlijkse zelfevaluatie van de werking van het bestuursorgaan,
o Evaluatie van de directeur/personeel,
o Evaluatie van de bestuurdersprofielen,
o Evaluatie van de principes en werking van goed bestuur binnen VGPF,
o Voorgang beleidsdomeinen:
o Kaderopleiding,
o Sportpromotie
o Gezond en ethisch sporten.