Goed bestuur

3.1 Bevoegdheden

Beschikt de organisatie over een actueel document waarin de afbakening van taken en bevoegdheden tussen de raad van bestuur, de algemene vergadering, de directie en (indien relevant) de comités beschreven is?

• Ja, zie Intern Reglement– punt 3.6 bevoegdheden AV; punt 4.6 bevoegdheden Bestuursorgaan.

Worden de functie van voorzitter van de raad van bestuur en die van directeur in de praktijk niet gecumuleerd?

• Nee

3.2 Cumulatie van functies

Worden de functie van voorzitter van de raad van bestuur en die van directeur in de praktijk niet gecumuleerd?

• Nee

Verbieden de statuten van de organisatie de cumulatie van de functies van voorzitter van de raad van bestuur en die van directeur?

• Nee

3.3 Bepalen de statuten van de organisatie welke onverenigbaarheden er zijn met lidmaatschap van de Raad van Bestuur?

• Nee, wel opgenomen in het IR punt 4.5

3.4 Intern (huishoudelijk) Reglement

Beschikt de organisatie over een document waarin is vastgelegd wat de taken, verantwoordlijkheden, bevoegdheden en de relatie met het bestuur zijn van de directeur of van de persoon die de dagelijkse leiding heeft in de organisatie?

• Nee,

Indien er meerdere personen een directiefunctie bekleden, maakt het document dan duidelijk hoe de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de directieleden onderling verdeeld zijn? ?

• Nee

Wordt inzake het afsluiten van contracten met externe partijen een duidelijke (financiële) grens gedefinieerd die bepaalt of de directie dan wel de raad van bestuur bevoegd is?

• Ja, zie Statuten Artikel 37

3.5 Functioneringsgesprekken

Vond de voorbije 12 maanden een functioneringsgesprek plaats tussen een lid van de raad van bestuur en de directeur of de persoon die de dagelijkse leiding heeft in de organisatie? Beschikt de organisatie over een verslag hiervan?

•  Ja, functioneringsgesprekken met het personeel op 16-12-2021.

Werd het verslag van het functioneringsgesprek goedgekeurd door de raad van bestuur?

•  Verslag wordt goedgekeurd op eerst volgende raad van bestuur volgend op 16-12-2021.

3.6 Meerjarenbeleid

Heeft de organisatie een meerjarenbeleidsplan waarin de visie, de missie en de strategie van de organisatie zijn beschreven dat werd goedgekeurd door de algemene vergadering?

• Ja, zie beleidsplan: Luik 1 en Luik 2 en verslag 28/03/2021 punt 8

Heeft de organisatie voor het komende (boek)jaar een door de algemene vergadering goedgekeurd jaarplan dat is afgeleid van het meerjarenplan?

• • Ja, zie verslag 28/03/2021 punt 7 en zie jaarplan 2021

Heeft de organisatie voor het komende (boek)jaar een door de algemene vergadering goedgekeurde jaarbegroting die is afgeleid van de meerjarenbegroting?  

• Ja, zie verslag 28/03/2021 punt 7 en zie begroting 2021

 

3.7 Onafhankelijk financieel comité of auditcomité

Heeft de algemene vergadering minstens één onafhankelijk en deskundig persoon aangesteld die toezicht houdt op het financiële beleid en de financiële informatieverstrekking van de organisatie.

• Ja, zie verslag 28/03/2021 punt 6

Beschikt de organisatie over een document waarin de werking, taken en samenstelling (minstens één onafhankelijk persoon) van het financieel of auditcomité zijn vastgelegd?

•  Nee, wordt opgenomen in het IR

Heeft het financieel of auditcomité de meest recente jaarrekening goedgekeurd en hierover verslag uitgebracht aan de algemene vergadering?

• Nee, auditcomité werd pas benoemd 18-03-2021. Zullen de jaarrekening evalueren voor volgende AV.

3.8 Beschikt de organisatie over een verslag van een zelfevaluatie door de raad van bestuur die de voorbije 12 maanden werd uitgevoerd?

• Ja, zie Bestuursvergadering 19/10/2021 punt 4

3.9 Gedragscode

Beschikt de organisatie over een gedragscode die van toepassing is op bestuurders, directie en personeel?

• Ja, zie Intern Reglement– punt 9.4.4 en Bijlage 4 IR Gedragscodes 20210130

Bevat deze code minstens volgende elementen: de verplichting om integer te handelen, een onkostenregeling, een geschenkenregeling en regeling inzake belangenvermenging?

• Ja, zie Bijlage 4 IR Gedragscodes 20210130 en Bijlage 5 IR Model Register Belangenvermenging 20210130

Werd de code ondertekend door alle leden van de raad van bestuur, de directieleden en personeelsleden?

• Ja, zie Bestuursvergadering 19/10/2021

Heeft de raad van bestuur de voorbije 12 maanden stappen ondernomen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de inhoud van de code en ze begrijpen? Werd de algemene vergadering in kennis gesteld van de code?

•  Ja, zie Bestuursvergadering 19/10/2021

3.10 Belangenconflicten

Beschikt de organisatie over een document waarin procedures inzake belangenconflicten zijn vastgelegd?

• Ja, zie Interne Reglementering – punt 4.14 pg 30-31

Waarborgen deze procedures dat gepercipieerde of daadwerkelijke belangenconflicten worden gemeld (belangenconflicten worden gemeld in de notulen van de raad van bestuur en bijgehouden in een register) en dat commerciële transacties met een derde partij waarmee een bestuurslid een (in)directe familiale en/of commerciële relatie heeft voorafgaand ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering of een door de algemeen vergadering gemandateerd orgaan.

• Ja, zie Interne Reglementering – punt 4.14 pg 30-31 en Bijlage 5 IR Model Register Belangenvermenging 20210130

3.11 Werkplan en vergaderschema

Beschikt de organisatie over een geldend document waarin het werkplan en bijpassend vergaderschema voor een periode van 12 maanden is vastgelegd?

• Ja, vastgelegd RvB 08/12/2021

Voorziet dit vergaderschema minstens de volgende activiteiten:

• Vastleggen van de begroting
• De jaarrekening
• Het beleidsplan
• Het jaarverslag
• De jaarlijkse zelfevaluatie
• De evaluatie van de directie
• De bespreken en evaluatie van de governance van de organisatie
• Het voorbereiden van de algemene jaarvergadering?

• Ja, zie omschrijving vergaderkalender opgenomen in verslag RvB 08/12/2021 waarbij volgende thema’s worden vast in de
  vergaderkalender voorzien:

• –       
  Vergadering van januari:

  o  
  Voorbereiding van de algemene
  jaarvergadering:

  o  
  Jaarverslag vorig werkingsjaar,

  o  
  Afwerken van de jaarrekening van
  het voorbije jaar

  o  
  De begroting voor het komende
  jaar,

  o  
  Beleidsplan

  o  
  Actieplan huidig werkingsjaar

  –       
  Vergadering van maart:

  o  
  Indien voor AV: voorbereiding AV;

  o  
  Voortgang beleidsdomeinen:

  o  
  Clubwerking,

  o  
  Administratieve en logistieke
  ondersteuning,

  o  
  Personeel.

  –       
  Vergadering van juni:

  o  
  Beleidsplan ter voorbereiding
  volgend werkingsjaar:

  o  
  Jaaractieplan huidig werkingsjaar,
  

  o  
  Voortgang beleidsdomeinen,

  o  
  Bepalen datum AV in kader van
  opmaak wedstrijdkalender.

  –       
  Vergadering van augustus:

  o  
  Vastleggen data vergaderingen volgende
  werkingsjaar,

  o  
  Definitief in te dienen
  documenten:

  o  
  Beleidsplan;

  o  
  Jaaractieplan volgend
  werkingsjaar,

  o  
  Begroting volgend werkingsjaar,

  o  
  Meerjaren begroting resterende
  beleidsperiode.

  –       
  Vergadering van november:

  o  
  Jaarlijkse zelfevaluatie van de
  werking van de Raad van Bestuur,

  o  
  Evaluatie van de
  directeur/Personeel,

  o  
  Evaluatie van de
  bestuurdersprofielen,

  o  
  Evaluatie van de principes en
  werking van goed bestuur binnen VSK,

  o  
  Voorgang beleidsdomeinen:

  o  
  Kaderopleiding,

  o  
  Sportpromotie

  o  
  Gezond en ethisch sporten.